Un exercice fictif de transmission pour les équipes qui doivent clarifier les responsabilités et les actions non résolues.
Un dossier n’est pas une décision de reprise
Une transmission peut paraître terminée avant que le destinataire ait accepté la suite. Les documents ont été envoyés, le personnel est disponible et une date figure dans le plan. La question non résolue est de savoir si l’équipe repreneuse comprend le périmètre, dispose de l’autorité nécessaire et a accepté les actions ouvertes.
Commencez par la difficulté actuelle et sa source. Nommez le responsable, l’incertitude persistante, les éléments nécessaires à l’acceptation et la prochaine communication. Demandez au destinataire d’expliquer ce qu’il reprend et ce qui reste en dehors de son autorité. Un écart est une correction à rendre visible, sans supposer l’acceptation.
Distinguer les états
Prévu
Une action est envisagée.
Envoyé
L’élément a été transmis.
Reçu
L’élément est arrivé.
Accepté
Un destinataire habilité a explicitement accepté le périmètre défini.
Terminé
Le travail convenu et les éléments probants satisfont aux conditions de clôture indiquées.
La fiche et l’exercice ne confèrent, à eux seuls, aucun de ces états.
Tester un changement de plan
Un exemple pédagogique fictif original. Il ne représente aucune personne, aucun programme, aucune décision d’acceptation ni aucune disposition thérapeutique réels.
Le prestataire de coordination d’un programme change. Explorez l’écart initial et deux interruptions. Aucune situation individuelle n’est discutée.
Le destinataire n’a pas confirmé sa responsabilité
Condition indiquée : L’équipe sortante a préparé le dossier. L’équipe repreneuse n’a pas confirmé qui répond aux questions ou traite les actions non résolues.
Prochaine action et point de revue
Consignez ce qui a été envoyé et reçu. Laissez l’acceptation ouverte. Demandez à l’équipe repreneuse de définir son périmètre accepté, son autorité, ses prérequis et ses actions ouvertes.
Responsabilité
Responsable de reprise nommé ; la responsabilité provisoire reste explicite jusqu’à ce que la décision de reprise soit étayée.
Le destinataire rejette une information incomplète
Condition indiquée : L’équipe repreneuse identifie un élément dont elle a besoin avant de pouvoir accepter une action définie.
Prochaine action et point de revue
Consignez l’élément manquant exact, renvoyez-le au responsable de sa correction et fixez le prochain point de revue. Ne poursuivez une action indépendante acceptée que si ses propres prérequis sont réunis.
Responsabilité
Le responsable de la correction fournit l’élément manquant ; le destinataire habilité consigne ensuite sa décision.
Le message prévu devient inexact
Condition indiquée : Avant sa diffusion, la communication prévue ne décrit plus le dispositif actuel.
Prochaine action et point de revue
Suspendez cette formulation pour la corriger. Nommez la personne qui la met à jour et celle qui vérifie l’explication révisée avant diffusion. Indiquez quand la prochaine information sera fournie.
Responsabilité
Le responsable de la communication corrige le message ; un relecteur nommé vérifie les faits actuels et la charge imposée aux personnes qui attendent une information.
Les trois situations sont affichées.
Rédiger une note d’acceptation et de correction
Conservez uniquement des notes organisationnelles. Utilisez ces rubriques dans votre propre document ; cette page ne recueille aucune réponse.
Situation fictive et révision actuelle de la source.
Périmètre défini et destinataire prévu.
Autorité et prérequis du destinataire.
État actuel : prévu, envoyé, reçu, accepté ou terminé.
Décision de reprise exacte, date et éléments probants.
Information manquante ou élément rejeté.
Responsable de la correction et prochaine revue.
Responsabilité provisoire et responsable de la communication.
Prochaine information et contact remplaçant.
Vérifiez séparément : l’acceptation de la reprise, l’achèvement de la correction et la vérification de la communication réelle. Une note consigne une décision ; elle ne confère pas une autorité.
Relire l’explication avec les personnes concernées
L’explication serait-elle compréhensible pour une personne concernée par le changement ? Indique-t-elle qui répondra et quand ? Transfère-t-elle une responsabilité organisationnelle à la personne qui attend ? Une liste interne ne répond pas à ces questions sans une véritable revue.
Adapté de l’article et de la fiche originaux d’IAE « Transmission acceptée, ou encore ouverte ? », édition source du 28 septembre 2026. Édition web publique en anglais : 1er octobre 2026. Aucun service réel, accord de participant, jugement clinique ou libération qualité formelle n’en est déduit. Il s’agit d’un guide de discussion. Pour une transmission réelle, utilisez la décision de reprise effective et les modalités de revue applicables à votre organisation.